Site IT BV, het hostingbedrijf van Pieter, is jarenlang gegroeid op een manier die veel ICT-bedrijven zullen herkennen: met een sterke technische basis, maar zonder een schaalbare structuur aan de bedrijfsvoering en werkprocessen. De servers draaiden perfect, de beveiliging was op orde en klanten werden goed geholpen. Toch merkte Pieter dat, naarmate het bedrijf groter werd, de dagelijkse gang van zaken steeds stroever liep.

De werkdruk nam toe, er kwamen meer klanten en projecten bij, en het overzicht raakte langzaam kwijt. Taken werden ad hoc opgepakt, e-mails vormden het belangrijkste communicatiemiddel en veel kennis zat in de hoofden van een paar medewerkers. Pieter merkte dat hij steeds vaker zelf moest ingrijpen om zaken op de rit te houden. Ondanks de groei voelde het alsof het bedrijf niet echt verder kwam.

De uitdaging: grip krijgen zonder de snelheid te verliezen
De belangrijkste vraag waar Site IT BV mee kampte was: hoe kunnen we efficiënter werken, zonder onze flexibiliteit en klantgerichtheid te verliezen? Pieter wilde geen logge organisatie, maar juist een slimmere. Daarom schakelde hij Flowbureau in om te helpen inzicht te krijgen in waar het misging – en hoe het beter kon.

De aanpak van Flowbureau
Flowbureau startte met een verkenning van de huidige manier van werken. Samen met het team werden processen in kaart gebracht: van klantaanvraag tot oplevering en support. Al snel werd duidelijk dat veel werkzaamheden dubbel werden uitgevoerd, verantwoordelijkheden niet altijd helder waren en er weinig standaardisatie bestond.

In een aantal praktische werksessies werd gekeken naar:

• Hoe informatie door het bedrijf stroomt (en waar het vastloopt).

• Welke tools gebruikt worden – en of die elkaar versterken of juist vertragen.

• Waar verliezen we tijd aan terugkerende, handmatige taken.

Flowbureau hielp vervolgens met het ontwerpen van een nieuwe werkstructuur die past bij de cultuur van Site IT BV: nuchter, technisch en resultaatgericht. Er werd gekozen voor heldere rollen en verantwoordelijkheden, een vast werkproces voor klantprojecten en een beter gebruik van bestaande softwaretools. Daarnaast werd een dashboard opgezet waarmee Pieter en zijn team real-time inzicht kregen in lopende projecten en werkdruk.

Het resultaat: meer rust, duidelijkheid en focus
Binnen enkele weken merkte het team al verschil. De communicatie verliep soepeler, projecten werden consistenter opgepakt en de afhankelijkheid van losse e-mails nam sterk af. Pieter had eindelijk weer overzicht: hij wist wat er speelde, zonder overal zelf bij te hoeven zijn.

Door de verbeterde samenwerking en de nieuwe structuur kon Site IT BV weer doen waar het goed in is: klanten blij maken met stabiele, veilige hosting en snelle service.

Conclusie
De samenwerking met Flowbureau liet zien dat groei niet alleen draait om meer klanten of omzet, maar vooral om slim organiseren. Door kleine, gerichte veranderingen in werkprocessen aan te brengen, creëerde Site IT BV een duurzame basis voor verdere groei — met meer flow in het werk en minder gedoe.